もう迷わない！会社の「社内規程」の作り方とスムーズな運用方法
「会社のルールってどうやって作ればいいの？」「就業規則 作成って何から手をつければいいの？」
社内規程を作ることは、単なる義務ではありません。会社と従業員が安心して、そしてスムーズに事業を進めていくための土台作りです。しかし、いざ作ろうとすると、何から始めればいいか迷ってしまいますよね。
この記事では、社内規程 作り方の基本から、誰でもできる具体的な作成ステップ、そして作った後の運用ポイントまで、わかりやすく解説します。
【基礎知識】なぜ「社内規程」が必要なのか？
社内規程は、会社の憲法とも言える大切なものです。作成には手間がかかりますが、それ以上の大きなメリットがあります。
コンプライアンスを強化する
労働基準法をはじめとする法律には、会社が守るべき労働条件が定められています。これらのルールを社内規程として明文化することで、法律を遵守し、コンプライアンスを強化できます。
トラブルを未然に防ぐ
給与、労働時間、休日、懲戒といった項目は、労使間でトラブルになりやすいものです。ルールを明確にしておくことで、従業員は安心して働くことができ、会社側もいざという時に適切な対応を取れます。
業務を効率化し、企業文化を育む
社内規程は、従業員がどのように行動すべきかのガイドラインとなります。業務ルールや権限を明確にすることで、業務効率化が図られ、会社の目指す企業文化を従業員全員で共有できます。
【作成ステップ】誰でもできる！社内規程の作り方
ここでは、社内規程を実際に作る際の具体的なステップをご紹介します。
ステップ1：作成する規程の種類を決める
まずは、自社の組織運営に最低限必要な規程から洗い出しましょう。
就業規則：労働時間や給与、休日、懲戒など、労働条件の基本を定めます。
賃金規程：賃金の計算方法や支払い方法などを定めます。
慶弔見舞金規程：結婚や出産、不幸があった際の会社の対応を定めます。
育児介護休業規程：育児や介護のための休業制度を定めます。
ステップ2：テンプレートを活用する
社内規程をゼロから作るのは大変です。まずはテンプレートや雛形を活用しましょう。厚生労働省のモデル就業規則は、必須項目が網羅されており、初心者でも安心して使えます。
ステップ3：記載内容を検討する
テンプレートをベースに、自社の企業文化や実情に合わせた内容を追加・修正していきます。リモートワーク制度があるならリモートワーク規程を、専門業務が多いなら人事規程や経理規程を細かく設定するなど、会社独自のルールを盛り込みましょう。
ステップ4：従業員の意見を聴く
就業規則を作成・変更する際は、労働組合または従業員の代表者の意見を聴くことが義務付けられています。従業員の声を取り入れることで、納得感のある規程となり、スムーズな運用につながります。
ステップ5：労働基準監督署に届ける
作成した就業規則は、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。従業員が10人以上の会社は、届け出が義務付けられているので注意しましょう。
【作成後の運用】作っただけで終わらないためのポイント
社内規程は、作って終わりではありません。従業員に周知し、適切に運用することが大切です。
周知徹底: 作成した規程は、会社のイントラネットに掲載したり、従業員向けに説明会を開催したりして、全員に内容を理解してもらいましょう。
定期的な見直し: 法律の改正や会社の成長に合わせて、規程は定期的な見直しと更新が必要です。
まとめ
社内規程の作成は、業務効率化やトラブル防止、そしてコンプライアンス強化に不可欠な経営判断です。
この記事を参考に、自社にぴったりの社内規程を作り、会社と従業員双方にとって安心できる環境を整え、より良い組織づくりに役立ててください。